ارتباطات برقرار کردن با دیگر افراد از طریق متن بسیار سخت تر از انواع دیگر راه های ارتباطی میباشد. کلمات ، جملات و نشانه های نوشتاری تنها ابزار در اختیار قرار گرفته در این نوع راه ارتباطی میباشند. در یک متن شما نمیتوانید از لبخند استفاده کنید و یا این که به کمک حرکات اعضای بدن خود تاکید بیشتری بر روی مطلب خود بکنید ، فقط و فقط کلمات در اختیار شما میباشند.این مسئله وقتی مهم تر میشود که شما برای اولین بار با یک نفر از طریق متن ارتباط برقرار میکنید. هیچ یک از ما دوست ندارد در اولین بار نوع نوشتار انتخاب شده نامؤدبانه و پرخاشگرانه باشد زیرا باعث ایجاد یک تصویر ذهنی بسیار بد میشود. ولی در دنیا واقعی کلمات گفته شده توسط شما اهمیت کمتری دارند و باید بیشتر سعی کنید از لحن بهتری استفاده نمایید تا سخنان شما مؤدبانه تر جلوه دهد.

اصول یک پیام

در سراسر جهان همیشه در ابتدا یک سری اصول برای نوشتن یک پیام و یا ایمیل وجود دارد. بعضی از این موارد ممکن است بسیار ساده به نظر برسند ولی نقش مهمی را در برقراری ارتباطات دارا میباشند. پیشنهاد ما به شما این است که در اکثر موارد از این اصول استفاده کنید تا نوشته شما بهتر به نظر برسد.

سلام

یکی از اصولی ترین موارد برای شروع گفتن سلام میباشد. تنها گفتن یک سلام و نوشتن نام فرد مورد نظر بعد از آن حس بسیار خوبی را ایجاد میکند. نکته مهمی که بهتر است در ارتباط های معمولی از آن استفاده کنید عدم نوشتن پیشوند ها و پسوند های بسیار محترمانه میباشد مثل جناب و … . گفتن همان سلام اثر بهتری نسبت به این موارد رسمی دارد.

معرفی

اگر شما برای اولین بار قصد ارسال پیام و ایمیل را دارید بهتر است در ابتدا به معرفی خود بپردازید. البته لازم نیست تمامی زندگینامه خود را توضیح دهید و با یک جمله کوتاه مثل ” اسم من — است و از — با شما تماس میگیرم” شروع کنید.

دلیل ارتباط

و حالا به مهم ترین گزینه میرسیم که دلیل شما برای نوشتن پیام و یا ایمیل است. بهتر است این قسمت را بسیار کوتاه و سریع بیان کنید. پس از سلام و معرفی خود بهتر است دلیل یا درخواست خود را به صورت مؤدبانه بیان نمایید و از واژه های محترمانه ای مثل “تمایل” و “تقاضا” استفاده کنید.در آخر نیز شما باید پیام خود را با یک عبارت امضا مانند تمام کنید. بهترین گزینه برای صاحبان وبلاگ ها همان آدرس وبلاگ میباشد. ابتدا نام خود را بنویسید و سپس آدرس وبلاگ خود را. البته بعد از آن نیز میتوانید موارد دیگر مثل تاریخ و … را اضافه نمایید. در تصویر زیر نمونه ای از یک امضا را در آخر یک پیام مشاهده میکنید.

در قسمت زیر موارد مهم را به طور خلاصه برای شما بیان میکنیم :

• گفتن سلام
• معرفی خود
• دلیل برقراری ارتباط
• گذاشتن امضا

اما موارد ذکر شده در قسمت بالا به تمام نکات مورد نیاز در یک پیام نمیباشند. مهم ترین نکته در یک پیام مخصوصا ایمیل ها ، گزینه ای است که در ابتدا به آن اشاره کردیم یعنی نوع و لحن نوشتار ما. مهم نیست که در نوشته شما از چه نوع کلماتی استفاده شده است زیرا مؤدبانه ترین کلمات نیز میتوانند توسط یک لحن نامناسب به متن بسیار بدی تبدیل شود.

نوع لحن

بسیاری از ما این سوال را در ذهن داریم که نوع لحن ما باید چگونه باشد؟ خب در جواب به این سوال میتوان ویژگی هایی مثل مودب بودن ، اعتماد به نفس و فروتنی داشتن را بیان کرد. مهم نیست که دلیل شما برای ارسال یک پیام چیست ولی بهتر است از این موارد در متن خود استفاده مناسب را بکنید. هیچ کسی به یک ایمیل که دارای مطالب پرخاشگرانه است جواب نمیدهد یا این که متن آن به صورتی باشد که خواننده احساس کند نویسنده مطلب خود را در جایگاه بسیار بالاتری قرار داده است. پس همیشه این نکات را در ذهن داشته باشید زیرا افراد به کسانی که این ویژگی ها را ندارند هیچ گونه توجهی نمیکنند.

• در نوشتار انگلیسی از حروف بزرگ استفاده نکنید حتی اگر یک کلمه کوتاه میباشد.
• از علامت تعجب بهره نگیرید. به طور کلی این علامت در نامه نگاری الکترونیک کاربرد چندانی ندارد.
• از عبارت های مثل ” قصد بی احترامی ندارم اما …” استفاده نکنید زیرا در بسیاری از موارد عبارتی که در ادامه این جمله به کار میرود نامحترمانه میباشد.
• خود را به صورتی جلوه ندهید که همه چیز را از قبل میدانید.

موارد بالا تنها بعضی از نکات بسیار عمومی و کلی میباشند که در نوشتار آنلاین به کار میروند و موارد بسیار بیشتری نیز وجود دارد که باید درباره آنها دقت کنید. همیشه به یاد داشته باشید که هر جمله احساس و پیام مخصوص به خود را دارد. این مسئله در بعضی از موارد سخت میشود زیرا شما نویسنده یک مطلب هستید و نمیتوانید حس مطلب خود را به خوبی درک کنید ولی خواننده آن مطلب میتواند این حس را به راحتی تجربه نماید.دو راه بسیار ساده برای این که مطمئن شوید نوشته شما خوب به نظر میرسد :

۱- آن نوشته را به دست یکی از دوستان خود بدهید تا آن را بخواند و نظر خود را درباره مطلب بیان کند.

۲- از نرم افزار های موجود در این زمینه بهره بگیرید همانند ToneCheck. ( البته در زبان پارسی این نرم افزار ها بسیار کمیاب هستند)

ToneCheck برنامه ای است که به اکانت جیمیل شما و یا دیگر سرویس ها متصل میشود و هر پیامی را که قصد ارسال آن را داشته باشید بررسی میکند. پس از بررسی پیام ها نرم افزار نکات منفی پیام را به شما گوشزد می نماید.

منبع : HONGKIAT